روابط عمومی، جایگاه و نقش آن در ادارات و سازمان ها

تعریف روابط عمومی: بخشی از سازمان یا اداره که مسئولیت برقراری ارتباط با دیگر سازمان ها، نهادها و افراد جامعه را دارد. با این تعریف مجموعه ای از اقدامات و کوشش های حساب شده که هر سازمان برای برقراری ارتباط هدفمند و موثر با کسانی که در ارتباط است انجام می دهد را روابط عمومی می گویند.

شرح وظایف:

۱- ارائه چهره واقعی و شفاف از اداره، سازمان یا شرکت به مردم

۲- ساختن چهره ای مناسب از سازمان یا اداره به مردم و مخاطبان

۳- ارتباط برقرار کردن با رسانه ها در قالب: الف) جواب گویی. ب) برگزاری نشست خبری. پ) ارسال خبر

۴- ارتباطات مردمی از طریق: الف) فضا سازی محیط مناسب اداری. ب) پرپایی مراسم، همایش و نمایشگاه. پ) افکار سنجی (تهیه فرم های نظر سنجی) ت) پاسخ گو بودن.

۵- تهیه گزارش های تحلیلی ادواری ( ماهنامه، سه ماهه، فصلی و … ) از افکار عمومی برای ارائه به مدیر سازمان یا اداره.

۶- تلاش برای تقویت هر چه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیر.

۷- داشتن اطلاعات مفید و کافی جهت اطلاع رسانی و پاسخگویی به ارباب رجوع.

۸- و مهم ترین وظیفه، وظیفه ی شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکارعمومی نسبت به سازمان است.

با توجه به این نکات، روابط عمومی باید چشم، گوش و زبان گویای سازمان مربوطه باشد. در حقیقت روابط عمومی ترکیبی از علم و آگاهی، هنر و تخصص است و مسئول آن برای موفق شدن در این پست و مسئولیت باید خود را به همه این فنون مجهز و آراسته کند و آیینه شفاف و تمام نمای موسسه خود باشد.

 متاسفانه در اکثر ادارات و نهادهای کشور، اهمیت و جایگاه این نهاد شناخته شده نیست و در نهادها و سازمان ها و ادارات شهرستان ما هم به تبع آن ها چنین است.

از آنجا که در شهرستان فراشبند هنوز تمام ادارات ساختار و شکل رسمی به خود نگرفته اند و هنوز بعضاً نیروها و کادرهای آن به طور کامل جذب نشده اند، پست روابط عمومی ها هم در بسیاری از آن ها فرد معین و مشخصی تعیین نکرده اند و در جلسات هر بار یکی شرکت می کند.

فرمانداری جهت احیای این پست سعی کرده درشواری اداری، اهمیت و جایگاه آن را برای رؤسای ادارات تببین کند، انتخاب فردی معین را در هر اداره لازم و ضروری بداند و بدین منظور تا کنون دو جلسه گردهمایی با حضور مسئولان روابط عمومی ادارات شهرستان در فرمانداری تشکیل دهد.

در این جلسات سعی شده تا با آموزش نکاتی از شرح وظایف مسئولان روابط عمومی، ضرورت توجه و اهداف موضوع روشن شود. نتیجه این اقدامات مثبت بوده و تا کنون روابط عمومی تعدادی از ادارات فعال شده و اقدام به راه اندازی وبسایت خبری برای ادارات خود کرده اند و گزارش فعالیت ها، بازدیدها و خبرها را به فرمانداری و سازمان ها و ادارات کل خود در استان ارسال می کنند.

روابط عمومی فرمانداری نیز علاوه بر فعال کردن سایت خبری خود، پیگیری راه اندازی و حرکت روابط عمومی های ادارات شهرستان را که تا کنون فعالیتی نداشته اند به عهده دارد. ارتباط با رسانه های مجازی و غیرمجازی شهر و استان نیز به عهده روابط عمومی فرمانداری است و الحمدالله مدتی است در این زمینه حرکت هایی شروع شده است که البته هنوز در اول راه هستیم و نیازمند همراهی و همکاری تمام مسئولین ادارات و نهادها و همچنین مسئولین رسانه های خبری شهرستان هستیم.